METODOLOGIUrgensi Penyusunan Job Description, Hakekat Job Description, Analisa jabatan dan Uraian Jabatan, Job Description dan Job Requirement / Job Specification dan Nilai Strategis Job Descripstion Terhadap Aktivitas lain.
Urgensi Penyusunan Job Description
- Konsistensi pekerjaan menjamin kehidupan bisnis yang teratur
- Keberhasilan atau kegagalan semua organisasi tergantung pada prinsip : ” Adanya Jabatan yang benar yang dilakukan oleh orang-orang yang benar dengan cara yang benar “
- Bahwa seperti waktu kita diserap untuk bekerja, oleh karena itu harus ada penyusunan job description yang baku dan benar
Hakekat Job Description
Tujuan Organisasi diterjemahkan dalam bentuk struktur organisasi yang menghimpun dan mengelolah hubungan antara jabatan-jabatan
- Jabatan merupakan ‘batu bata’ dari struktur organisasi jabatan unit dasar dari bangunan organisasi
- Jabatan berisi rangkaian pekerjaan, dimana individu sbg pekerja dan organisasi sebagai atasan, Jabatan mempunyai 2 sisi yakni :
- Internal ; berkaitan dengan tugas, kegiatan, kewajiban, kesulitan yang ada dalam pekerjaan tersebut. (Excellent Individual )
- Eksternal ; berkaitan bagaimana suatu jabatan berkontribusi bagi organisasi (Excellent Team)
- Analisa jabatan adalah suatu proses pemahaman yang mendalam tentang isi dan karakteristik suatu jabatan
- Job Description dan Job Requirement / Job Specification
- Persyaratan jabatan merupakan hasil sampingan dari studi analisa jabatan dan terpisah dari uraian jabatan sebagai produk utama analisa jabatan
- Isi dari jabatan uraian jabatan merupakan informasi tentang suatu jabatan yang membedakannya dengan jabatan lainnya. Ciri khas uraian jabatan adalah menggambarkan apa, mengapa, bagiamana, dan kapan / dimana jabatantersebut ditempatkan dan dilaksanakan.
- Sedangkan Job Requirment / Job Specification merupakan persyaratan utama dari seseorang pemangku jabatan (job holder) untuk menduduki jabatan tersebut. Sedangkan isi dari persyaratan jabatan biasanya terdiri dari Pendidikan Formal, Pengalaman Kerja, pelatihan, Persyaratan Fisik, Persyaratan Psikologis, kemampuan khusus.
Nilai Strategis Job Descripstion Terhadap Aktivitas lain
- Rekrutmen ,Untuk memahami secara benar apa tuntutan jabatan yang diperlukan sehingga lebih mudah mencari atau menilai jenis orang yang bagaimana yang sesuai memegang jabatan tersebut
- Pelatihan , Untuk menentukan jenis pelatihan apa yang membantu pemegang jabatannya agar lebih baik dalam melaksanakan tugas-tugasnya
- Asssement ,Untuk mengukur prestasi dan kompetensi kerja pekerja saat ini
- Perencanaan Karir,Untuk menata jabatan-jabatan yang ada agar setiap pemegang jabatan saat ini mempunyai arah yang jelas ( minat dan kompetensinya) dalam meniti karir dimasa mendatang
- Perencanaan Organisasi ,Untuk menyusun perencanaan pengembangan organisasi yang ada saat ini dalam menghadapi tantangan dan tuntutan organisasi yang baik dari segi internal maupun eksternal
- Evaluasi Jabatan , Untuk menilai / memberi bobot suatu jabatan dibandingkan dengan jabatan lainnya
- Performance Appraisal , Untuk menjadi pedoman bagi atasan menilai kinerja bawahannya
Mengapa kita memerlukan uraian jabatan (job description)?. Ini tentunya kembali dari organisasi sendiri. Organisasi mempunyai alasan, mengapa harus ada, untuk apa diadakan, dan sasaran apa yang harus dicapai. Karena itu organisasi merumuskan visi, misi dan perencanaan yang kemudian membentuk struktur. Dari struktur inilah selanjutnya pekerjaan / jabatan (job) itu muncul.
Jabatan merupakan unit dasar dari struktur organisasi yang membangun organisasi. Semua jabatan harus dikombinasikan untuk mencapai tujuan, sehingga jabatan harus berhubungan dengan individu (employee) dan organisasi sebagai pemilik (employer). Dari sinilah jabatan bisa disebut sebagai kumpulan tanggungjawab / aktifitas untuk menghasilkan sesuatu .
Untuk mengetahui apa kumpulan tanggungjawab/aktifitas tersebut, maka perlu ada analisa yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis), sebagai suatu proses mengumpulkan, mengkategorikan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang relevan tentang jabatan tersebut dalam periode tertentu. Hasilnya, sudah tentu dinamakan uraian pekerjaan/ uraian jabatan (job description).
Manfaat dari uraian jabatan banyak sekali diantaranya :
- Atasan– untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan
- Pimpinan Organisasi– untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.
- Pemegang jabatan– sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi
- Perekrut– untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan
- Trainer– untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan
- Assessor– untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan (competency assessment, in-depth interview dll)
- Perencana Karir (Succession Planner)– untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.
- Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner) –untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan
- Job Evaluator–untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.
Maka jelaslah bahwa job description adalah bagian penting dari sistem pengembangan SDM. Ibarat navigator, job desc adalah peta yang menentukan arah, kemana harus berbelok, berapa kecepatan yang diperlukan dan seterusnya. Sudah tentu, sebelum membuat job desc, didahului dengan yang namanya job analysis.
Job Analysis bisa dilakukan dengan tiga kondisi :
- Untuk jabatan yang sama sekali baru, namun sudah ada di dalam struktur organisasi.
- Untuk jabatan yang ada (vacant) namun belum ada orangnya.
- Untuk jabatan yang sudah ada posisi orangnya tapi belum mempunyai job description.
Setiap kondisi membutuhkan pendekatan yang berbeda. Sebagai contoh, untuk kondisi pertama, tentu tidak bisa dengan proses interview , tapi dengan cara mencari referensi atau benchmark ke organisasi lain. Sedangkan untuk kondisi ke 2 dan 3, bisa dilakukan dengan proses tiga arah, yakni dengan menggali informasi pada pemegang jabatan, atasan atau orang lain yang mengerti.
Sebuah organisasi, ketika berdiri tentunya memiliki maksud (intention) kenapa bentuknya seperti tersebut. Bentuk formal organisasi diharapkan merupakan bentuk terbaik yang mendukung sepenuhnya pencapaian sasaran sang pendiri atau visi organisasi tersebut. Konfigurasi formal itulah yang dinamakan sebagai struktur organisasi.
Namun, sayangnya kadang antara pembentukan struktur organisasi dengan relasi/hubungan formal didalamnya belum sepenuhnya ’berjabat erat’ dengan visi organisasi. Kadang ada yang ’mismatch’ atau tidak ’link’ dengan sasaran strategis organisasi. Bahkan dalam beberapa hal tidak sepenuhnya mencerminkan aturan dasar (basic principle) struktur organisasi yang baik. Karena itulah, pembentukan struktur organisasi yang tepat merupakan syarat utama yang penting agar visi organisasi dapat tercapai.
Salah satu cara membentuk struktur organisasi adalah dengan membuat disain organisasi (organization design). Disain organisasi sendiri merupakan pembentukan peran (roles), aktifitas pengolahan (process), dan bentuk hubungan formal (formal relationship) dalam suatu organisasi. Didalamnya, ada pengembangan struktur keseluruhan di dalam organisasi baik unit maupun sub-sub unitnya, serta definisi peran dan proses yang lebih detil dalam unit maupun sub unit tersebut.
Di dalam pembentukan struktur organisasi itu sendiri, ada beberapa prinsip dasar yang harus dimiliki oleh struktur organisasi tersebut, diantaranya :
- Struktur organisasi memberi prioritas pada pelanggan kunci (key customer priorities)
- Struktur tersebut mampu mengurangi dan menghilangkan duplikasi organisasi
- Struktur menyederhanakan lapisan manajemen di dalam organisasi.
- Struktur organisasi dapat meningkatkan saluran komunikasi (channel of communication) di dalam organisasi.
- Struktur organisasi tersebut memberikan peran, tanggungjawab yang jelas serta memiliki akuntabilitas.
Dalam kerangka konsep struktur organisasi banyak dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal.
Faktor internal yang mempengaruhi antara lain :
- Visi dan Misi organisasi
- Strategi Organisasi
- Model kepemimpinan (leadership model)
- Kebijakan maupun prosedur
- Budaya organisasi
Faktor eksternal yang mempengaruhi disain struktur organisasi antara lain :
- Pelanggan
- Supplier
- Pemerintah
- Aturan formal, hukum dan perundangan
- Teknologi Manajemen
- Dan stakeholder lainnya (masyarakat, komunitas dll).
Kesemua faktor tersebut sangat mempengaruhi proses disain organisasi. Tentunya disain organisasi yang baik akan mempertimbangkan semua faktor tersebut sampai terbentuknya struktur organisasi yang efektif dan efisien.
http://saran-profesional.blogspot.com
